Reglas automáticas de contabilidad

Las reglas automáticas le dicen al sistema cómo clasificar tus transacciones en las cuentas contables correctas, sin que tengas que hacerlo a mano cada vez. Una vez configuradas, cada nueva factura o pago se categoriza solo.

¿Cuándo usar esto?

Úsalo cuando:

• Tienes transacciones que siempre deben ir a la misma cuenta contable (ej. el arriendo siempre va a "Gastos de arriendo")
• Quieres que las ventas a ciertos clientes o de ciertas categorías se registren en cuentas separadas
• Estás cansado de revisar y corregir la clasificación contable de los mismos tipos de transacción cada mes
• Estás configurando el sistema por primera vez con tu contador

No lo uses cuando:

• La clasificación varía dependiendo del contexto — en ese caso es mejor hacerla manualmente cada vez
• No tienes claro en qué cuentas van tus transacciones — consulta primero con tu contador

Qué es una regla automática (con ejemplos)

Una regla define: "cuando ocurra X, registra en la cuenta Y".

Crear una regla automática paso a paso

1. Ve a Contabilidad → Reglas automáticas → Nueva regla
2. Ingresa un nombre descriptivo para la regla (te ayudará a identificarla después)
3. Define la condición: qué debe cumplirse para que se aplique la regla
   • Tipo de documento (factura, boleta, nota de crédito, etc.)
   • Cliente o proveedor específico
   • Categoría de producto o servicio
   • Texto en la descripción o concepto
   • Monto mayor/menor a cierto valor
4. Define la cuenta contable de destino (débito y/o crédito, según corresponda)
5. Establece la prioridad si tienes varias reglas que podrían aplicar al mismo documento (la de mayor prioridad gana)
6. Haz clic en Guardar

La regla se aplica automáticamente a partir del siguiente documento que cumpla la condición.

Cómo se aplican las reglas

Cuando registras un nuevo documento o pago, FACTO evalúa todas tus reglas activas en orden de prioridad. Si el documento cumple la condición de una regla, se le asigna automáticamente la cuenta contable definida. Si ninguna regla aplica, el sistema usa la cuenta contable por defecto configurada en el plan de cuentas.

Puedes ver qué regla se aplicó a un documento abriendo el documento y revisando la sección Asiento contable generado.

Editar o desactivar una regla

1. Ve a Contabilidad → Reglas automáticas
2. Encuentra la regla que quieres modificar
3. Haz clic en Editar para cambiar condiciones o cuentas
4. O haz clic en Desactivar para pausarla sin eliminarla

Las reglas desactivadas no se aplican a nuevos documentos pero siguen visibles en la lista.

Reglas recomendadas para configurar al inicio

Estas son las más comunes para pequeños negocios:

• Todas las ventas de productos → Cuenta de ingresos por ventas
• Todas las ventas de servicios → Cuenta de ingresos por servicios
• Compras a proveedores frecuentes → Cuenta de costo de mercadería o gasto correspondiente
• Pagos de arriendo → Cuenta de gastos de arriendo
• Pagos de sueldos → Cuenta de gastos de personal (si se registran manualmente)
• Comisiones pagadas → Cuenta de gastos de ventas

Campos de referencia

💡 Consejo: Configura las reglas automáticas en tu primera semana de uso, idealmente con tu contador. El tiempo invertido al inicio (1-2 horas) te ahorra horas de correcciones manuales todos los meses durante años.

Preguntas frecuentes

• ¿Qué pasa si dos reglas aplican al mismo documento? → Se usa la regla con mayor prioridad. Si tienen la misma prioridad, el sistema usa la más específica (una regla para un cliente concreto tiene más prioridad que una para todos los clientes).
• ¿Puedo hacer que una regla aplique retroactivamente? → No de forma automática. Tendrías que re-procesar los documentos manualmente o crear asientos de ajuste.
• ¿Necesito saber contabilidad para configurar las reglas? → Es recomendable hacerlo con tu contador la primera vez. Una vez configuradas, el sistema las aplica solo y no necesitas tocarlas habitualmente.
• ¿Las reglas funcionan también en compras? → Sí, puedes crear reglas para documentos de compra (facturas de proveedores) además de ventas.

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