Órdenes de compra
Una orden de compra es un documento interno que envías a un proveedor para formalizar lo que vas a adquirir, en qué cantidad y a qué precio — antes de que el proveedor te emita su factura. Te permite controlar y comparar lo que pediste con lo que efectivamente llegó y te cobraron.
¿Cuándo usar esto?
Úsalo cuando:
- Necesitas formalizar un pedido a un proveedor antes de recibirlo
- Tu proceso interno requiere dejar registro de las compras autorizadas
- Quieres comparar el precio pactado con el precio que el proveedor finalmente te factura
- Tienes varios proveedores y necesitas llevar control de órdenes pendientes
No lo uses cuando:
- Quieres registrar una compra que ya ocurrió y ya tienes la factura — ve directo a Facturación → Recibir documento tributario
- Es un gasto menor sin necesidad de seguimiento formal
Crear una orden de compra paso a paso
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Ve a Facturación → Emitir orden de compra
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Selecciona el proveedor en el campo receptor (debe estar registrado en el sistema)
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Haz clic en + Agregar ítem y agrega los productos o servicios que estás comprando: nombre, cantidad y precio unitario acordado
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Completa la información adicional:
Campo Descripción ¿Obligatorio? Fecha de entrega Cuándo esperas recibir los productos No Condiciones de pago Plazo y forma en que pagarás al proveedor No Notas Instrucciones especiales para el proveedor No -
Haz clic en Guardar
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Opcionalmente, haz clic en Enviar al proveedor para que FACTO envíe la orden por correo electrónico
💡 Consejo: Usar órdenes de compra te permite comparar el precio pactado con el precio que el proveedor finalmente te factura — detecta discrepancias antes de pagar.
Estados de una orden de compra
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creada pero no enviada al proveedor |
| Enviada | Fue comunicada al proveedor |
| Recibida | Los productos o servicios llegaron |
| Completada | Mercadería recibida y factura del proveedor registrada |
| Cancelada | La orden fue anulada antes de completarse |
Registrar la factura del proveedor vinculada a la orden
Cuando el proveedor entrega y emite su factura:
- Ve a Facturación → Recibir documento tributario
- Registra la factura recibida (manualmente o vía DTE)
- En el campo de referencias, selecciona la orden de compra original para vincularlas
Buscar órdenes existentes
- Ve a Facturación → Emitir orden de compra (o al buscador de documentos)
- Filtra por proveedor, estado o rango de fechas
- Haz clic en cualquier orden para ver su detalle completo
Preguntas frecuentes
- ¿La orden de compra se envía al SII? → No. Es un documento estrictamente interno sin validez tributaria.
- ¿Puedo editar una orden ya enviada al proveedor? → Sí, mientras no esté en estado "Completada". Editar la orden no genera notificación automática al proveedor — recuerda avisarle si hay cambios.
- ¿Las órdenes de compra afectan mi contabilidad? → No directamente. Solo la factura recibida del proveedor afecta los libros contables.
- ¿Dónde registro la factura que me llegó del proveedor? → En Facturación → Recibir documento tributario.