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Flujos frecuentes en FACTO

Esta página reúne los 8 flujos de trabajo más comunes en la plataforma. Cada uno incluye los pasos exactos y la ruta de menú correspondiente. Si estás empezando o buscas un recordatorio rápido, este es tu punto de partida.

1. Emitir una factura electrónica

  1. Ve a Facturación → Emitir documento tributario.
  2. En el campo Tipo de documento, selecciona Factura electrónica.
  3. Ingresa el RUT del cliente. Si ya está registrado, los datos se autocompletarán.
  4. Agrega los productos o servicios en la sección de líneas: descripción, cantidad, precio unitario.
  5. Revisa los totales (neto, IVA y total) en el resumen inferior.
  6. Haz clic en Emitir.
Atención: Para emitir facturas debes tener folios de tipo "Factura electrónica" cargados en el sistema. Si FACTO muestra un aviso de folios insuficientes, ve primero a Administración → Timbraje CAF antes de continuar.

2. Crear una cotización y convertirla en factura

  1. Ve a Cotizaciones → Crear Cotización.
  2. Completa los datos del cliente y agrega los productos o servicios cotizados.
  3. Haz clic en Guardar. La cotización quedará en estado Pendiente.
  4. Cuando el cliente apruebe, cambia el estado a Aprobado desde la misma cotización.
  5. Ve a Facturación → Cotizaciones Aprobadas.
  6. Busca la cotización correspondiente y selecciónala.
  7. Haz clic en Convertir a documento y elige el tipo de documento a emitir.
Atención: La opción Convertir a documento solo aparece cuando la cotización está en estado Aprobado. Si aún está en estado Pendiente o Rechazado, primero actualiza su estado.

💡 Consejo: Puedes editar los precios o cantidades antes de convertir la cotización, por si hubo cambios de último minuto acordados con el cliente.

3. Registrar el pago de un cliente

  1. Ve a Cobranza → Buscar Cobros.
  2. Usa los filtros (RUT, número de documento, fecha) para encontrar el documento a cobrar.
  3. Haz clic en el documento y selecciona Registrar pago.
  4. Ingresa el monto pagado y la fecha de pago.
  5. Selecciona el medio de pago (transferencia, cheque, efectivo, etc.).
  6. Confirma haciendo clic en Guardar.

💡 Consejo: Puedes registrar pagos parciales. Si el cliente pagó solo una parte, ingresa el monto parcial y el sistema dejará el saldo pendiente visible para futuras cobranzas.

4. Buscar un documento ya emitido

  1. Ve a Facturación → Buscar documentos tributarios.
  2. Aplica los filtros disponibles: rango de fechas, tipo de documento, o RUT del cliente.
  3. Haz clic en Buscar.
  4. En los resultados, haz clic sobre el documento para ver su detalle, descargarlo en PDF o XML, o anularlo.
Atención: Los borradores (documentos no enviados al SII) no aparecen en este buscador. Para encontrar borradores, ve a Facturación → Buscar borradores, que es un ítem de menú separado.

5. Agregar un cliente nuevo

  1. Ve a Clientes/Proveedores → Crear cliente o proveedor.
  2. Selecciona el tipo de entidad: Cliente, Proveedor, o Ambos.
  3. Ingresa el RUT. Si está registrado en el SII, el nombre y giro se autocompletarán.
  4. Completa los datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
  5. Haz clic en Guardar.
Atención: Un cliente registrado con RUT puede recibir facturas electrónicas. Si el cliente no tiene RUT (consumidor final sin identificación), solo podrás emitirle boletas electrónicas.

💡 Consejo: Completar el correo electrónico del cliente permite que FACTO le envíe automáticamente el PDF y XML del documento al momento de emitirlo.

6. Ver cuántos folios quedan

  1. Ve al Panel (página de inicio de FACTO).
  2. Busca la tarjeta Información de folios en la columna derecha.
  3. Revisa el estado de cada tipo de documento:
Color del indicador Significado
Verde 50 o más folios disponibles — sin urgencia
Amarillo Entre 10 y 49 folios — solicita timbraje pronto
Rojo Menos de 10 folios — requiere acción inmediata
  1. Para reponer folios, ve a Administración → Timbraje CAF, descarga el nuevo CAF desde el sitio del SII y cárgalo en FACTO.
Atención: Cuando los folios llegan a cero, FACTO bloquea la emisión de ese tipo de documento. Gestiona el timbraje con anticipación para no interrumpir tu operación.

7. Emitir una nota de crédito

  1. Ve a Facturación → Emitir nota de crédito.
  2. Busca el documento original por número de folio o RUT del cliente.
  3. Selecciona el documento en los resultados.
  4. Elige el tipo de anulación:
    • Anulación total: deja sin efecto el documento completo.
    • Anulación parcial: reduce el monto; debes indicar el valor a descontar.
  5. Revisa el resumen y haz clic en Confirmar.
Atención: No es posible anular un documento que ya fue marcado como pagado sin contar con autorización administrativa. Si necesitas hacerlo, contacta al administrador de tu cuenta FACTO antes de proceder.

8. Generar un reporte de ventas

  1. Ve a Reportes → Compras Ventas Mercadería o Reportes → Ventas y vendedor, según el tipo de análisis que necesitas.
  2. Selecciona el rango de fechas.
  3. Si lo necesitas, filtra por producto específico o por vendedor.
  4. Haz clic en Buscar.
  5. Revisa los resultados en pantalla o haz clic en Exportar a Excel para descargar el archivo.
Atención: Los datos de reportes se actualizan automáticamente los días 1, 7, 15 y 21 de cada mes. Si acabas de emitir un documento y no aparece aún en el reporte, es posible que debas esperar al próximo ciclo de actualización.

💡 Consejo: Usa el reporte Ventas y vendedor si necesitas evaluar el rendimiento de tu equipo comercial por período.

¿No encuentras lo que buscas?

Si tu tarea no está en los flujos anteriores, esta tabla te indica en qué módulo encontrarás la función:

Pregunta frecuente Módulo donde encontrarlo
¿Cómo anulo una factura ya emitida? Facturación → Emitir nota de crédito
¿Cómo agrego o edito productos del catálogo? Bodega
¿Cómo proceso o pago el sueldo de un trabajador? Remuneraciones
¿Cómo importo una lista de clientes desde Excel? Administración → Importar / Exportar

💡 Consejo: Si tienes dudas sobre un término (por ejemplo, qué es un CAF o qué diferencia hay entre factura y boleta), revisa la página de Conceptos clave antes de continuar.

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