Crear una orden de trabajo
Una orden de trabajo es una asignación interna para registrar y coordinar un servicio o tarea específica (por ejemplo: reparación de climatización, soporte técnico, tarea de construcción). Te permite asignar el trabajo a un responsable, hacer seguimiento del avance y convertirlo en factura cuando esté terminado.
¿Cuándo usar esto?
Úsalo cuando:
- Necesitas asignar una tarea de servicio a un trabajador o técnico.
- Quieres registrar el detalle de un trabajo antes de facturarlo.
- Necesitas adjuntar fotos, archivos o instrucciones a una tarea.
No lo uses para:
- Emitir documentos tributarios directamente — las órdenes de trabajo son internas y no se envían al SII.
- Registrar ventas de productos sin servicio asociado — usa una factura o boleta directamente.
Crear una orden de trabajo paso a paso
- Ve a Órdenes de trabajo → Nueva orden.
- Completa el campo Título con una descripción breve del trabajo (ej.: "Instalación aire acondicionado oficina central").
- En Cliente, busca y selecciona el cliente asociado.
- En Responsable, asigna el trabajador que ejecutará la tarea.
- Completa la Descripción con el detalle del trabajo a realizar.
- Indica la Fecha estimada de entrega o ejecución.
- Establece la Prioridad (baja, media, alta).
- Si el trabajo requiere materiales, ve a la sección Materiales/Productos y agrega los ítems con cantidad y costo estimado.
- (Opcional) Agrega una lista de verificación con las sub-tareas del trabajo: haz clic en Agregar ítem de checklist y escribe cada paso.
- (Opcional) Adjunta archivos o fotos relevantes haciendo clic en Adjuntar archivo.
- Haz clic en Guardar para crear la orden.
Campos de referencia
| Campo | Descripción | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|
| Título | Nombre breve del trabajo | Sí |
| Descripción | Detalle completo de la tarea | Sí |
| Cliente | Empresa o persona que solicita el servicio | Sí |
| Responsable | Trabajador asignado para ejecutar la tarea | Sí |
| Fecha estimada | Fecha esperada de cumplimiento | Sí |
| Prioridad | Nivel de urgencia (baja / media / alta) | No |
| Materiales/Productos | Insumos o productos necesarios para el trabajo | No |
| Checklist | Lista de sub-tareas o pasos del trabajo | No |
| Archivos adjuntos | Fotos, planos, instrucciones u otros documentos | No |
Atención: Las órdenes de trabajo no se envían al SII ni tienen valor tributario. Son documentos internos. Para cobrar al cliente, debes convertir la orden en una factura o boleta una vez que el trabajo esté terminado.
💡 Consejo: Usa el checklist para dividir trabajos largos en pasos concretos. El trabajador asignado puede ir marcando cada ítem como completado desde su propia cuenta.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo crear una orden sin asignar un responsable? → Sí, puedes guardarla sin responsable y asignarlo más tarde, pero la orden quedará en estado "Nueva" hasta que se asigne.
- ¿Puedo tener más de un trabajador por orden? → Solo se puede designar un responsable principal. Para coordinar múltiples personas, usa el campo de descripción o el checklist.
- ¿Los materiales de la orden se descuentan del inventario? → No automáticamente. El descuento de stock ocurre al convertir la orden en un documento de venta.
- ¿Puedo editar una orden después de guardarla? → Sí, mientras la orden no esté en estado "Completada" o "Cancelada".